会社、職場における書類の保管のコツ

続いて、会社や自営業の作業場所など、職場となる場所での書類の管理について見ていきましょう。

職場で保管される書類

会社で扱うことの多いであろう書類の種類として、以下のようなものが挙げられます。

  • 業務に使用中の書類
  • 業務で使用した、すでに不要な書類
  • 過去に使用したものだが、保持して置く必要がある書類
  • 保管すべき書類(期間の定めがあるもの)
  • 保管すべき書類(長期間の保有が必要なもの)

このようなカテゴリーに書類を分類し、それぞれにあった方法で管理することが重要です。

業務に使用中の書類の管理

使用中ということは、日々の業務で参照するということを意味します。いつでも手に取れ、目に入るような場所に保管するのが良いでしょう。また、大雑把に「必要書類」といった分類をしてしまうと、例えば上司から具体的にこれこれの書類を出して、と指示されたとき、膨大なファイリングの束から探し出すことになってしまいます。使用中、という区分の下位に、日付や性質ごとのカテゴライズを施し、一つのファイルを付箋で区切る、または項目ごとにファイルを用意するなど、すぐに書類が特定できるように細かく分類しておくと良いでしょう。

こうしたファイルが複数ある場合、それらをまとめて保管しておく場所も決めておきましょう。棚の一区画、デスクの右端にファイルボックスをおく、などして、まずは使用中の書類の位置にすぐ向かえるようにしておくのです。

保有期間に定めのある保管書類

保有する必要があるが、その期間に定めがあるものに関しては、やはりまずは全体を特定の位置にまとめます。場合によっては参照の必要がある、といった頻度で確認するものでしょうから、業務用居室内の棚の中などで良いでしょう。もちろんその中での種類別の区分けは必要ですし、保有期間によって分類するとさらに良いでしょう。

原本で保有しなければならない、データさえあれば良い、という場合、電子化すると省スペースとなります。

保有期限の期日が来たら、必ず不要になるか、さらに保有を延長しなければならないか、という判断をしましょう。1ヶ月ごとに期日を過ぎたボックスを整理する、といったルーチンを作ると、さらに整然とするでしょう。

日々の業務で使用しないが、資料的に保管すべき書類

このようなカテゴリーのものは、おそらく資料としての価値しかなく、つまり記載された内容が参照できれば良い、という位置付けのものが多いと思います。これらに関しては、思い切って電子化するルールを適用すると良いかもしれません。

長期間保有すべき書類

長期間にわたって保有されているべき書類は、イコール重要度の高い情報が記されている書類である、という認識で良いかもしれません。古い書式で日付の昔のものだからもう不要だろう、と判断して破棄してしまう、などということのないよう、保管するボックスなどに「重要」の朱書きを入れるなどして、どう見ても大事なものだとわかるようにしておきましょう。

また、そうした古い書類は物理的な損壊が進みやすく、解読できなくなってしまうこともいつかはあり得るものですので、原本の保管に加えて、スキャンしてデータ化して置くと安心です。

こうした書類は参照の頻度もかなり低いと思われますので、鍵付きの倉庫や棚の最上段または最下段など、認識しやすいが手が届きにくいような位置に保管するのが良いと思われます。

不要となった書類の破棄について

会社、職場で扱う書類には、家庭のものに比べてデリケートに扱うべき情報が多く記載されているものです。社外秘や個人情報など、安易に他者に漏れてしまうと裁判沙汰になるような非常に重要な情報がありますので、破棄にも注意が必要です。

基本的に、こうした書類をそのままゴミ箱に入れ、回収させるということはありえません。業務で使用した書類はどのようなものであっても、基本的にシュレッダーをかけましょう。取るに足らない周知事項のプリントであっても、競合他社にとって有益な情報足りえます。

より安全な方法として、機密事項を含む書類、データの破棄を専門に請け負う業者に依頼するのも良いでしょう。