家庭における書類の保管のコツ

会社や自営業者の自宅に比べるといくらかその数は減りますが、私的な日常生活でも、書類は無数に存在し、増えていきます。最初に、家庭内の書類管理のコツを見ていきましょう。

 

日常生活でたまりやすい書類

日常生活を送っていく中で現れる主な書類として、以下のようなものが挙げられます。

  • 領収書、請求書、レシートなど料金の記録
  • 自治体、学校などの告知
  • 保険、インターネット契約、電話料金体系などの説明書類
  • 権利書など財産の証明になる重要書類

最後の財産に関わるもの以外は、年度ごとに廃棄したりと、保持の期間に限りがあることが多いと言えます。

 

書類を整理するポイント

すぐに思いつくカテゴリー例からわかるように、家庭内に存在する、必要書類というのは、そこまで膨大な量、というわけではありません。その中でも、必要があっていつでも簡単に参照できる、しまわずに目に入る場所に保管する必要があるものは、ほんの数枚であると思われます。

そうしたカテゴリーに属する書類は、例えばゴミの分別表や子供の学校の時間割などは、冷蔵庫に貼っておいたり、または別個にコルクボードなどを用意してもいいでしょう。こうした書類はとにかく、手がとどく、目に入る、所在を覚えている、ということが大事です。

時間、期限、期日などの定めがあるものは、専用のファイルを作るか、上記したようなコルクボードや冷蔵庫の扉など、毎日必ず目にするような場所に貼付することをルールづけると良いでしょう。

 

不要な書類は破棄しよう

前年度の税申告に必要な書類、すでに終了した子供の運動会のお知らせなど、特別記録として残しておきたいようなものでなければ、迅速に破棄してしまうことが重要です。すでに不要な書類が散乱していたら、最新の情報が記された本当に必要な書類というものが不明確になり、混乱するばかりか会合の日にちを間違えたりなど、他人への迷惑にもつながりかねません。

明確な保持期限がわからない、いつ必要となるかわからない、という書類があるならば、そのようなカテゴリーのものをまとめて保管するファイルやバインダーを用意して、暇があるときに明らかに不要になったものを探して破棄するようにすると良いかもしれません。

書類保管のポイント

これまで見てきたものとは違って、明らかに重要度が高く、長い期間保有しておくべき書類があります。加入している保険の規約の束など、有事の際には必ず再確認するであろうものなどです。

こうしたカテゴリーに関しては、種類ごとにファイルやバインダーしておくのが良いでしょう。保険のファイル、税金のファイル、給与に関わるファイル、といったようにです。長期間の保有が必要な書類は、喫緊の参照必要性がなかったり、有事に備えて保管しておく、年度末にまとめてデータ化するなど、日々参照する必要のないものが多いものです。書類の整理棚を作成するような場合、一番上の列に保管するなど、わかりやすいが手が届きやすい必要がない(幼い子供がいる場合は手が届かない方がむしろいいかもしれません)ような位置に保管すると良いでしょう。天井に近いと、湿気がこもりやすいので、乾燥剤を置くなどの対処をしておきましょう。