書類の管理の疑問点

質問:家庭内の書類も、リスクに備えて裁断処理(シュレッダー)をした方が良い?

回答:個人情報など、家庭内で扱う書類にも重要な情報は多く含まれます。シュレッダーがけを行なった方が、断然安全ですし、安心できます。

 

質問:誰も必要としないからこそ、いつどのように使われるか想像もつかず、とりあえずで保管している書類が職場に山積みになっている……

回答:責任者に確認した上で、一定期間の間(今年度中など)一度も需要がなければ電子化して原本は破棄するなど、整理をする方向で動いてみましょう。

 

質問:トランクルームには、書類以外の荷物を預けることはできる?

回答:生き物や危険物など、常識的に考えて問題のあるもの以外は、対応してくれるところが多いです。しかし業者により規定がありますので、依頼の前に必ず、「お預かりできる物品」などの文言を読み込んでおきましょう。

 

質問:トランクルームに書類を預ける際に、気をつけることは?

回答:重要度があまりにも高く、絶対に紛失・破損があってはいけない書類(権利書、登記簿、株券など)はより機密性の高い貸金庫などに預けましょう。また、トランクルームは預かることが仕事ですので、整理はしてくれません。ファイリングなど整理された状態の書類を預けましょう。

 

最後に

書類の保管のポイントについて、いくつかまとめてきました。期日や作成日、種類や重要性、保管の必要性などに基づいてしっかりと分類して保管することが重要です。もしその上でスペースが足りない、もしくは管理の手間を委任したいと判断した場合は、トランクルームという手もあるということを、覚えておいてください。